home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Nautilus 1994 July / Nautilus CD Magazine Volume 4-7 July 1994 Windows Edition.mdf / compware / feature / ho_rsrce / oycwin / oycwin1.exe / MUSIC.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-04-26  |  11KB  |  262 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11. RECORD / CD / TAPE COLLECTIONS
  12.  
  13.  
  14. The RECORD/CD/TAPE formats are designed both for people who have
  15. a few records in their home and for the professional music
  16. librarian working at a radio station.  Three formats are
  17. supplied: one for pop, rock and country music; one for classical
  18. music; and one for jazz.  Each is described in its own
  19. documentation file.
  20.  
  21. This documentation is for the POP catalog.  Please note that
  22. although we call this the POP catalog, it can be used to catalog
  23. a wide variety of music, including: rock, country, blues, rap,
  24. oldies, pop, etc.  Think of this as the generic format that can
  25. handle just about anything.  And if there is information you want
  26. to catalog that is not included in this format, use the features
  27. of the Catalog Maintenance screen to change the format.
  28.  
  29. This catalog format allows you to catalog a record, tape or CD
  30. library.  You may then locate a song, or groups of songs, by any
  31. one of up to 21 characteristics.  For example, you can get a list
  32. of all your Christmas songs.  Or all the songs with the word LOVE
  33. in the title, that were recored in the 1960s by the Beatles or
  34. the Beach Boys.
  35.  
  36. Another nice feature of this format is that it can be used with
  37. LPs, compact disks, singles, EPs, cassettes, videos, laser disks
  38. or edison cylinders.  You can catalog all your recordings in one
  39. place without regard to what type of media. Individual songs can
  40. be cataloged, allowing you to list the individual, unique
  41. characteristics of each song.  You may then list each song by a
  42. specific artist (or composer), all the songs on a CD or tape, or
  43. sort them into any other order you wish.  Or, if you want, you
  44. can just catalog CD/LPs/cassettes and not the individual
  45. selections.  You can even store picture jackets separately and
  46. use this format to catalog the jackets.
  47.  
  48. ORGANIZE! provides three different formats for cataloging CDs,
  49. records and tapes.  One for cataloging pop, rock and country
  50. music.  One designed for classical music and another designed for
  51. the requirements of jazz enthusiasts.  What's the difference
  52. between these format?  All will catalog basic information such as
  53. the title, artist's name and label.  However, each is designed to
  54. handle the information a collector of that type of music is
  55. interested in.  For example, the pop version includes fields such
  56. as chart history, that are typically not of interest to classical
  57. or jazz collectors.  The classical version includes fields for
  58. cataloging the conductor, orchestra and soloists.  The jazz
  59. version is designed to keep track of the individual performers on
  60. each composition.  Of course, you can use any of these as a
  61. starting point and modify it to meet your specific requirements.
  62.  
  63. Which version should you use?  My collection includes all types
  64. of music plus novelty, comedy and spoken-word recordings.  My
  65. primary interest is in the title, artist, year released, type of
  66. music and value (for insurance purposes). I use the pop version
  67. for all my music, since it easily handles the type of information
  68. I want to catalog.  
  69.  
  70. If you have different types of music in your collection, should
  71. you set up a separate catalog for each?  I prefer not to.  I
  72. combine all my music together in a single catalog using the pop
  73. format.  That way, I can search for a title and find all versions
  74. of it (classical, jazz, rock, etc...).  If you're not sure which
  75. format is the right one for you, take a quick look at all three. 
  76. If you want to catalog different information for different types
  77. of music (such as tracking the performers on jazz compositions),
  78. you may want to keep separate catalogs.  Or you could design a
  79. new catalog that combines all the features you need.
  80.  
  81. The names for each format are:
  82.  
  83. Pop, rock & country version: POP
  84.  
  85. Classical music version: CLASSICS
  86.  
  87. Jazz version: JAZZ
  88.  
  89.  
  90. The following lists the fields provided by each version.
  91.  
  92.  
  93. POP                 CLASSICAL           JAZZ
  94. Catalog Number      Composer            Title
  95. Title               Title               Artists
  96. Artist              Alternate Title     LP Title
  97. Year Released       Catalog Number      Catalog Number
  98. CD/LP Title         Note                Note
  99.  
  100. Value               Value               Value
  101. Writer              Orchestra           Vocals
  102. Producer            Conductor           Percussion
  103. Other               Other               Other
  104. Type                Type                Bass
  105. Highest Chart       Date                Wind
  106. Year End Chart      Recorded            Keyboard
  107. Label               Time                Brass
  108. Mfgr. Catalog #     Label               String
  109. Pressing/Delta #    Mfgr. Catalog #     Other
  110.  
  111. Time                Lyrics              Label
  112. Intro               Choir               Mfgr. Catalog #
  113. Outro               Choir Director      Type
  114. Rotation            Soloist(s)          Date
  115. Date Last Played    Soloist(s)          Writer
  116. Location            Soloist(s)          Miscellaneous
  117.  
  118.  
  119. The predesinged format can be used in two basic ways.  It has
  120. been designed so that each song/composition on a CD/LP can be a
  121. separate entry.  The F3 "Repeat Last Entry" key makes typing each
  122. song/composition easier.  Just type the information for the first
  123. selection on a CD/LP, push F5 to save it, then push F3 to repeat
  124. that information.  All you need to do is type the new title and
  125. save the next selection.  Using the software this way provides a
  126. lot of flexibility.  It allows you to combine CDs, LPs, EPs, 45s
  127. and other formats in a single data file.  
  128.  
  129. It also makes cataloging various artist CDs/LPs simple, since
  130. each selection is a separate entry.  Cassette singles and 45s can
  131. be cataloged with the same format as LP/CDs.  Just leave the
  132. LP/CD TITLE line blank.  This way you only need to search one
  133. catalog when you want to find a specific song or artist.  With
  134. all your music combined in one catalog, you can find what you
  135. need without having to search several separate catalogs.
  136.  
  137. Some people just want to catalog the CD/LP title without
  138. cataloging each selection.  This can  be done with these formats
  139. and is the second most common way the software is used.
  140.  
  141. The following describes what each of the lines might be used for
  142. in the POP version.  You are not limited to using these lines;
  143. you can enter anything on any line and the software will still be
  144. able to conduct correct searches and sorts.
  145.  
  146.  
  147. POP VERSION
  148.  
  149. Catalog Number - This is the catalog number you use for
  150. determining where each CD/record is stored.  This is not intended
  151. to be the manufacturer's catalog number.  It is a number you make
  152. up that tells you where to find a specific disk.  Although you
  153. can have one, you do not need a separate number for each song. 
  154. All of the songs from an LP, for example, can have the same
  155. catalog number.
  156.  
  157. Catalog numbers can also be used to identify the media.  For
  158. example, the catalog number for a CD could start with the letters
  159. "CD".  The catalog number for an LP should start with "LP," and
  160. catalog numbers for 45s can start with the letters "FF".  Then,
  161. when you conduct a search, you can limit the search to a specific
  162. media by putting the letters for the media on the CATALOG NUMBER
  163. line as part of the search criteria.
  164.  
  165. Always use the same number of digits in each catalog number. 
  166. This is necessary if you want to list catalog numbers in alpha-
  167. numeric order.  A typical catalog number might be LP00010 for LP
  168. #10 or CD01099 for CD #1099.
  169.  
  170. Title - Enter the name of the song.  If you are just cataloging
  171. LP/CD titles, use this line for the title of the LP/CD.
  172.  
  173. The software is designed so that each song is a separate entry. 
  174. You start by entering all of the information about the first song
  175. on the LP/CD and saving it in the catalog.  You can then use a
  176. copy key to copy everything you've typed.  Then you just need to
  177. change the name of the song (and the artist, if this is a various
  178. artist LP/CD) and save the next entry.  Using this method you can
  179. catalog information that is specific to each song such as the
  180. timing, type of music, chart history, writer, or whatever else
  181. you want.  If you want a listing of the songs on the LP/CD, just
  182. search for the LP/CD title.
  183.  
  184. Artist - The name of the artist who recorded the song.
  185.  
  186. Year Released - The year the song was released (i.e. 1985).  This
  187. line has five characters, making it long enough to enter both a
  188. month and a year, if that's what you need.  If you are going to
  189. enter a month and a year, I recommend entering the year first and
  190. then the month (yy/mm).  This will allow the software to first
  191. sort dates into order by year and then, within each year, sort
  192. them by month.  Always use two digits when entering the month. 
  193. In other words, February should be entered as "02" and not as
  194. "2".
  195.  
  196. LP/CD Title - Enter the name of the LP, CD, cassette or music
  197. video.  (Everything we are talking about in this section applies
  198. to LPs, CDs, tapes, EPs, etc...)
  199.  
  200. Value - Enter the current value of the CD/record.  If you are
  201. entering the songs from an LP/CD, enter the value only on the
  202. first song on the LP/CD.  If you entered the value for every song
  203. on the LP/CD, when the values where totaled you'd get a very big,
  204. and unrealistic number.
  205.  
  206. Always use the same number of digits when entering values.  If
  207. the value of items in your collection ranges from $1 to $1000,
  208. then the $1 items should have their values entered as 0001, which
  209. uses the same number of digits as 1000.  If you need to include
  210. cents in some entries (such as in $1.50) but not in others, you
  211. do not need to type ".00".  Digits to the right of the decimal
  212. point, while significant in determining the value of an item, do
  213. not affect how a computer sorts values. 
  214.  
  215. Writer - Enter the name(s) of the people who wrote this song. 
  216.  
  217. Producer - Enter the name(s) of the producer(s).
  218.  
  219. Other - This line is provided for whatever information you feel
  220. is useful.  You may enter the publisher, BMI or ASCAP, or the
  221. name of the arranger.  You can rename this line and use it to
  222. track the condition of a record or information about the graphics
  223. printed on a CD.
  224.  
  225. Type - Use this line to classify songs by type.
  226.  
  227. Highest Chart - The highest position achieved if the record was
  228. on a chart.  
  229.  
  230. Year End Chart - If the record made the year-end-chart, enter its
  231. position here.
  232.  
  233. Label - The name of the company that released the record.
  234.  
  235. Mfgr. Catalog # - The catalog number used by the manufacturer
  236. (record label) to identify this record/song.
  237.  
  238. Pressing # - This line can be used for a delta number, pressing
  239. number, or any other identifying marks scratched in the plastic
  240. or on the label.
  241.  
  242. Time - The playing time of the record.
  243.  
  244. Intro - The length of the instrumental introduction to the song.
  245.  
  246. Outro - The length of the instrumental portion at the end of the
  247. song.
  248.  
  249. Rotation - This line can be used by broadcasters to indicate how
  250. often a song should be played -- once an hour; once a week; or
  251. maybe once every 10 years.
  252.  
  253. Last Played - Enter the date on which the song was last played
  254. on-the-air.
  255.  
  256. Location - Use this line to show any special locations.  For
  257. example, there may be records the production staff keeps in the
  258. "B" studio for their use.  Or there may be personal records
  259. available for airplay or production use (put the initials of the
  260. owner here).
  261.  
  262.